Ajandam'ı en verimli şekilde kullanmak için kapsamlı rehberimiz. Başlangıçtan gelişmiş özelliklere kadar her şey adım adım açıklanmıştır.
Bölüm 1
ajandam.app adresine gidin ve "Ücretsiz Başla" butonuna tıklayın. Ad, e-posta ve şifre bilgilerinizi girerek hesabınızı oluşturun. Hesap doğrulama için e-postanızı kontrol edin.
Kayıt sonrasında işletmenizin sektörünü seçin. Güzellik salonu, fotoğraf stüdyosu, klinik, organizasyon gibi onlarca seçenek arasından en uygun olanı belirleyin. Sektör seçimi, form alanlarını ve terminolojiyi otomatik olarak özelleştirir.
İşletme adı, adresi, telefonu, çalışma saatleri ve sunduğunuz hizmetleri tanımlayın. Bu bilgiler sözleşme ve fişlerinizde otomatik kullanılır. Logonuzu yükleyin ve marka renklerinizi ayarlayın.
Bölüm 2
Sol menüden "Rezervasyonlar" > "Yeni Rezervasyon" seçin veya takvim üzerinde boş bir alana tıklayın. Müşteriyi seçin veya yeni ekleyin, hizmet ve personeli belirleyin.
Takvim görünümünden uygun zaman dilimini seçin. Sistem, seçilen personelin müsaitliğini otomatik olarak kontrol eder. Çakışan rezervasyon varsa uyarı gösterilir.
Sektörünüze özel ek alanları doldurun (örn. fotoğraf stüdyosu için çekim lokasyonu, düğün için mekan detayları). Notlar, ön ödeme ve sözleşme bilgilerini ekleyin.
"Kaydet" butonuna tıklayın. Sistem WhatsApp veya SMS ile otomatik onay mesajı gönderir (Plus plan gerektirir). Rezervasyon takvime anlık olarak eklenir.
Bölüm 3
Sağ üst köşedeki düğmelerle Günlük, Haftalık veya Aylık görünüme geçin. Her görünüm farklı bir planlama perspektifi sunar. Mobil uygulamada da aynı görünümler mevcuttur.
Takvim üzerindeki herhangi bir rezervasyona tıklayarak detay panelini açın. Buradan müşteri bilgilerine, ödeme durumuna ve işlem geçmişine ulaşabilirsiniz.
Personele, duruma veya hizmet türüne göre filtreleme yapın. "Tüm Personel" görünümünde her çalışanın takvimleri yan yana gösterilir. Tatil günleri ve kapalı saatler işaretlenebilir.
Takvim üzerinde boş bir zaman dilimine tıkladığınızda hızlı rezervasyon formu açılır. Temel bilgileri girerek saniyeler içinde yeni rezervasyon ekleyebilirsiniz.
Bölüm 4
"Müşteriler" menüsünden "Yeni Müşteri" seçin. Ad, telefon, e-posta ve doğum tarihi gibi temel bilgileri girin. Müşteri kaydı oluşturulduktan sonra tüm rezervasyonlar bu profile bağlanır.
Her müşteri profilinde not alanı bulunur. Tercihler, alerji bilgileri, özel istekler veya önemli notları buraya kaydedin. Notlar bir sonraki ziyarette hatırlatıcı görevi görür.
Müşteri profilinde "Cari" sekmesine geçerek ödeme geçmişini, açık bakiyeyi ve ön ödemeleri görüntüleyin. Bakiye hareketlerini tarih bazında filtreleyebilirsiniz.
Müşterilere etiket ekleyerek gruplandırın: VIP, düzenli müşteri, uzun süredir gelmeyen. Etiketler ile toplu mesaj gönderimi ve kampanya hedeflemesi yapabilirsiniz.
Bölüm 5
Plus plan ile aktif olur. Ayarlar > Bildirimler bölümünden WhatsApp bildirimlerini etkinleştirin. Onay, hatırlatma ve iptal mesajlarının şablonlarını özelleştirin. Hatırlatma zamanlamasını (1, 3, 24 veya 48 saat önce) seçin.
Plus plan ile kullanılabilir. WhatsApp ile aynı şablonları veya SMS'e özel kısa metinler kullanın. Mesaj bakiyenizi Ayarlar > Mesaj Yönetimi bölümünden takip edin.
Mobil uygulamayı indirdikten sonra bildirim iznini verin. Yeni rezervasyon, ödeme, iptal ve hatırlatma bildirimleri otomatik gelir. Hangi bildirimlerin aktif olacağını Ayarlar > Push Bildirimleri bölümünden yönetin.
Ayarlar > E-posta Yapılandırması bölümünden Gmail, Outlook, Yandex veya kendi alan adınız ile e-posta bildirimi gönderebilirsiniz. Sağlayıcınızı seçin, e-posta adresinizi ve uygulama parolanızı girin. Sistem otomatik olarak bağlantıyı test eder ve yapılandırır.
Bölüm 6
Gmail ile e-posta göndermek için "Uygulama Parolası" oluşturmanız gerekir. Adımlar: 1) Google hesabınızda 2 Adımlı Doğrulamayı açın (myaccount.google.com/security). 2) myaccount.google.com/apppasswords adresine gidin. 3) "Uygulama Seçin" kısmında "Diğer" seçip "Ajandam" yazın. 4) "Oluştur" tıklayın — 16 haneli parola verilecek. 5) Bu parolayı Ajandam ayarlarındaki "Uygulama Parolası" alanına yapıştırın. Not: Bu parola Gmail şifrenizden farklıdır ve yalnızca Ajandam için kullanılır.
Outlook, Hotmail veya Live hesabınızla e-posta göndermek için: 1) Ajandam ayarlarında "Outlook" sağlayıcısını seçin. 2) E-posta adresinizi girin. 3) Hesap şifrenizi veya uygulama parolanızı girin. Not: İki adımlı doğrulama aktifse Microsoft hesabınızdan uygulama parolası oluşturmanız gerekir (account.microsoft.com/security).
Yandex Mail ile e-posta göndermek için: 1) Yandex hesabınızda Posta Ayarları > Güvenlik bölümünden "Uygulama Parolaları"nı açın. 2) Yeni uygulama parolası oluşturun. 3) Ajandam ayarlarında "Yandex" seçip e-posta ve uygulama parolasını girin.
Kendi domain'iniz üzerinden e-posta göndermek için hosting sağlayıcınızdan SMTP bilgilerini alın: Sunucu adresi (örn. mail.firmaniz.com), Port (genellikle 587 veya 465), Şifreleme (TLS/SSL), Kullanıcı adı ve şifre. Bu bilgileri Ajandam ayarlarında "Kendi Alan Adı" seçeneğinde girin.
Bölüm 7
Ajandam, işletmenize özel WhatsApp ve SMS bildirimleri gönderir. Rezervasyon onayı, hatırlatma, iptal ve ödeme bildirimleri otomatik olarak müşterilerinize iletilir. Herhangi bir kurulum gerektirmez — mesaj paketi satın alarak hemen kullanmaya başlayabilirsiniz. Bildirimler "Ajandam App" başlığıyla gönderilir.
Ayarlar > SMS/WhatsApp Bildirimleri bölümünden hangi bildirimlerin gönderileceğini seçin. Rezervasyon onayı, hatırlatma (1 saat, 1 gün önce), iptal bildirimi ve ödeme makbuzu şablonları hazırdır. Şablon içeriklerini özelleştirebilir, müşteri adı, tarih, saat gibi dinamik alanlar ekleyebilirsiniz.
Pro plan ile kendi WhatsApp Business numaranız üzerinden bildirim gönderebilirsiniz. Mesajlar işletmenizin adıyla gider. Kurulum: 1) Meta Business Suite hesabı oluşturun (business.facebook.com). 2) Meta Developers'dan uygulama oluşturup WhatsApp ürününü ekleyin. 3) İşletme telefon numaranızı bağlayıp doğrulayın. 4) Mesaj şablonlarını oluşturup Meta onayından geçirin. 5) Permanent access token oluşturun. 6) Ajandam Ayarlar > Bildirim Kanalları bölümünden WABA ID, Phone Number ID ve Token bilgilerini girin. 7) "Bağlantıyı Test Et" ile doğrulayın — şablonlarınız otomatik çekilir.
Pro plan ile kendi NetGSM hesabınız üzerinden SMS gönderebilirsiniz. SMS'ler işletmenizin kendi başlığıyla gider. Kurulum: 1) netgsm.com.tr adresinden hesap açın. 2) SMS başlığınızı (BTIK) onaylatın — bu, alıcıda görünen gönderici adıdır. 3) API kullanıcı kodu ve şifrenizi NetGSM panelinden alın. 4) Ajandam Ayarlar > Bildirim Kanalları bölümünden bilgilerinizi girin. 5) "Bağlantıyı Test Et" ile doğrulayın — NetGSM mesaj bakiyeniz otomatik sorgulanır.
Kendi hattınızı kullansanız bile mesaj hakları Ajandam üzerinden satın alınır. Her WhatsApp mesajı 1 mesaj hakkı, her SMS mesajı karakter sayısına göre 1-3 mesaj hakkı kullanır. Satın alınan haklar 1 yıl boyunca geçerlidir; süre bitiminde kullanılmayan haklar sıfırlanır. Mesaj bakiyenizi Ayarlar > Mesaj Yönetimi bölümünden takip edebilir, paket satın alabilirsiniz. Türkçe karakterli SMS'ler daha fazla mesaj hakkı kullanır.
Bölüm 8
"Finans" > "Kasa" menüsünden gelir veya gider girişi yapın. Kategori seçin, tutar ve açıklama ekleyin. Rezervasyona bağlı ödemeler otomatik olarak kasaya işlenir.
"Finans" > "Raporlar" bölümünden gelir-gider raporunu görüntüleyin. Tarih aralığı seçin, grafikleri inceleyin. Excel veya PDF formatında dışa aktarın.
Günlük kasa açılış ve kapanış işlemlerini yapın. Farklı kasa hesapları (nakit, banka, POS) ayrı ayrı yönetilebilir. Kasa devir tutarları otomatik hesaplanır.
Bölüm 9
"Ayarlar" > "Personel" bölümüne gidin ve "Personel Ekle" butonuna tıklayın. Personelin e-posta adresine davet gönderilir. Davet kabul edildiğinde hesap aktif olur. (Plus ve Pro plan gerektirir.)
Her personel için hizmet yetkileri tanımlayın; hangi hizmetleri sunabileceğini belirleyin. Yönetici, personel veya sadece görüntüleme yetkisi gibi roller atayabilirsiniz.
Her personel için çalışma günleri ve saatlerini tanımlayın. İzin günlerini işaretleyin. Takvim görünümünde personelin müsait olduğu saatler otomatik gösterilir.
"Raporlar" > "Personel" bölümünden her çalışanın rezervasyon sayısını, gelir katkısını ve no-show oranını izleyin. Performans verilerini Excel'e aktarın.
Bölüm 10
"Sözleşmeler" > "Yeni Şablon" seçeneğiyle şablon editörünü açın. Metin, değişken alanları (müşteri adı, tarih, tutar gibi) ve koşullar ekleyin. Şablonu kaydedin.
Rezervasyon formu içinden veya müşteri profilinden sözleşme oluşturun. Kayıtlı şablonlardan birini seçin; müşteri ve rezervasyon bilgileri otomatik doldurulur.
Oluşturulan sözleşmeyi "WhatsApp ile Gönder" veya "E-posta ile Gönder" butonuyla gönderin. Müşteriniz bir bağlantı üzerinden sözleşmeyi görüntüler ve imzalar.
"Sözleşmeler" > "Arşiv" bölümünden gönderilen tüm sözleşmeleri listeleyin. İmzalandı, beklemede veya iptal durumuna göre filtreleyin. PDF olarak indirin.
Bölüm 11
"Online Ödemeler" > "Ayarlar" bölümünden ödeme altyapınızı kurun. Ajandam, iyzico Marketplace üzerinden çalışır. Alt işyeri başvurunuzu tamamlayıp IBAN ve kimlik bilgilerinizi girin. Onay sonrası online ödeme almaya başlayabilirsiniz.
"Online Ödemeler" > "Yeni Ödeme Linki" ile müşterinize ödeme linki gönderin. Tutar, açıklama, son ödeme tarihi ve taksit seçeneklerini belirleyin. Link WhatsApp, SMS veya e-posta ile paylaşılabilir. Müşteri linke tıklayarak güvenli ortamda ödeme yapar.
Gönderilen tüm ödeme linklerinin durumunu takip edin: Bekliyor, Ödendi, Kısmi Ödendi, Süresi Doldu. Ödeme alındığında otomatik bildirim gelir. Toplam tahsilat, net kazanç ve komisyon detaylarını raporlarda görüntüleyin.
Ajandam yalnızca başarılı ödemelerden %5 (standart) veya %3 (Pro plan) komisyon alır. Sabit ücret yoktur. Tahsilat, iyzico tarafından belirlediğiniz IBAN hesabına aktarılır.
Bölüm 12
"Ürünler/Envanter" menüsünden yeni ürün ekleyin. Ürün adı, SKU, barkod, birim (adet/kg/litre/paket), satış fiyatı ve maliyet bilgilerini girin. Stok takibi yapılacak ürünler için "Stok Takibi Yap" seçeneğini aktif edin ve başlangıç stoğunu belirleyin.
Satış, satın alma, kullanım, iade, fire ve transfer gibi stok hareketi türlerini kaydedebilirsiniz. Her hareket stok miktarını otomatik günceller. Düşük stok uyarıları minimum stok seviyesine göre tetiklenir.
"Hızlı Satış" butonuyla POS ekranını açın. Ürünleri sepete ekleyin, müşteri arayıp seçin, KDV ve indirim uygulayın. Satış tamamlandığında stok otomatik düşer ve finans modülüne gelir kaydı oluşur.
Bölüm 13
"Bekleme Listesi" menüsünden müşteriyi arayın ve tercih ettiği tarih/gün bilgilerini girin. Öncelik seviyesini (Normal, Yüksek, Acil) belirleyin. "Esnek tarih" seçeneği ile herhangi bir boşlukta bilgilendirilmesini sağlayabilirsiniz.
Bir randevu iptal edildiğinde veya boşluk oluştuğunda, sistem bekleme listesindeki uygun müşterileri otomatik tespit eder ve öncelik sırasına göre bildirim gönderir. Müşteri onay linkine belirli süre içinde tıklayarak randevuyu alabilir.
Bekleme listesindeki her kayıt için durum takibi yapın: Bekliyor, Bildirildi, Randevu Aldı, Reddetti, Süresi Doldu. Otomatik bildirimler WhatsApp veya SMS ile gönderilir.
Bölüm 14
"Vardiya Planlama" > "Şablonlar" sekmesinden Sabah, Öğle, Akşam gibi vardiya şablonları oluşturun. Her şablona başlangıç-bitiş saati, mola süresi ve renk atayın.
"Kalıplar" sekmesinden personel veya görevlilere haftalık tekrar eden vardiya kalıpları atayın. Örneğin: "Ali — Pazartesi, Çarşamba, Cuma: Sabah Vardiyası". "Otomatik Oluştur" ile gelecek haftanın vardiyaları bu kalıplardan oluşturulur.
"Haftalık Plan" sekmesinde "Ekle" butonuna tıklayarak belirli bir tarih ve personel için vardiya atayabilirsiniz. Şablon seçimi yapıldığında saatler otomatik doldurulur. Mevcut atamalar sola kaydırılarak silinebilir.
"İzinler" sekmesinden personel izin talebi oluşturun: Yıllık izin, hastalık, kişisel, doğum izni, resmi tatil veya ücretsiz izin. Bekleyen izinleri onaylayın veya red sebebi girerek reddedebilirsiniz. Onaylanan izinlerde otomatik vardiya oluşturulmaz.
Bölüm 15
"Sadakat Programı" menüsünden "Programı Oluştur" butonuyla kurulumu başlatın. Puan oranını belirleyin (örn. her 1 ₺ = 1 puan). Harcama oranını ayarlayın (örn. 100 puan = 1 ₺). Hoşgeldin ve doğum günü bonuslarını tanımlayın.
Bronz, Gümüş, Altın gibi seviyeler tanımlayın. Her seviye için minimum puan eşiği ve puan çarpanı belirleyin. Müşteriler puan kazandıkça otomatik olarak seviye atlar.
Puan kazanım kuralları oluşturun: Hizmet bazlı bonus, belirli saatlerde ekstra puan, art arda ziyaret ödülü, referans bonusu gibi kurallar tanımlayabilirsiniz. Her kural için minimum tutar, çarpan ve geçerlilik süresi ayarlanabilir.
"Üyeler" sekmesinden tüm sadakat programı üyelerinin puan bakiyesini, seviyesini, toplam kazanım ve harcamalarını görüntüleyin. Manuel puan ekleme veya düşme yapabilirsiniz.
Bölüm 16
"Ayarlar" > "Dil Ayarları" bölümünden uygulamanın arayüz dilini değiştirin. Desteklenen diller: Türkçe, İngilizce, Almanca, Arapça ve Rusça. Değişiklik anında uygulanır.
SMS ve WhatsApp bildirimleri işletmenizin seçtiği dilde gönderilir. Her dil için ayrı bildirim şablonları otomatik olarak yüklenir. Şablonları özelleştirebilirsiniz.
Bölüm 17
"Galeri Yönetimi" menüsünden "Yeni Galeri" butonuyla galeri oluşturun. Galeri adı, müşteri seçimi ve açıklama girin. Galeriyi müşteriye özel veya genel erişimli yapabilirsiniz. Yayınlama tarihi belirleyerek galerinizin ne zaman görünür olacağını kontrol edin.
Galeri detayına girin ve sürükle-bırak ile fotoğrafları yükleyin. Toplu yükleme desteklenir. Videolar için doğrudan dosya yükleyin. Fotoğraflar otomatik olarak optimize edilir ve bulut depolamaya aktarılır.
Galeri içinde birden fazla albüm oluşturun: Dış çekim, iç çekim, klip gibi. Fotoğrafları albümler arasında taşıyın. Her albüme ayrı kapak fotoğrafı atayabilirsiniz.
Galeriyi müşterinize paylaştığınızda, müşteri beğendiği fotoğrafları seçebilir. Seçim limiti belirleyebilirsiniz (örn. 50 fotoğraftan 20 tanesini seç). Müşterinin seçimleri anlık olarak panelde görünür.
Müşteriler fotoğraflar üzerinden revize notu bırakabilir: rötuş, kırpma, renk düzeltme gibi istekler. Talepler galeri panelinde listelenir ve durumları takip edilir (bekliyor, tamamlandı).
Galeri ayarlarından filigran korumayı aktif edin. Onaylanmamış fotoğraflar üzerine otomatik filigran eklenir. Müşteri seçimini onayladıktan sonra filigranlı olmayan versiyonlara erişim sağlanır.
Galeri yayınlandığında müşteriye otomatik WhatsApp/SMS bildirimi gönderilir. Müşteri seçimini tamamladığında veya revize talebi oluşturduğunda da bildirim alırsınız.
Bölüm 18
İlgili programın web sürümünde Raporlar → Yıllık/Aylık Rez. Raporu kısmından aktarmak istediğiniz yılı seçip XLS (Excel) formatında dosyayı indirin. Ajandam'da Ayarlar > İçe Aktarma > "Düğün Takip / Stüdyo Takip" seçin, indirdiğiniz dosyayı yükleyin. Yükleme ve güncelleme süresince sayfayı kapatmayın; işlem tamamlandığında bildirim alacaksınız. Mevcut verileriniz korunur, aynı tarih ve müşteri bilgisine sahip kayıtlar güncellenir.
Google Calendar'ı açın (calendar.google.com), sol panelde aktarmak istediğiniz takvimin ⋮ menüsünden "Ayarlar ve paylaşım" seçin, "Takvimi dışa aktar" butonuyla .ics dosyasını indirin. Ajandam > Ayarlar > İçe Aktarma > "Google Takvim" seçin ve dosyayı yükleyin.
Mac'te Takvim uygulamasını açın, aktarmak istediğiniz takvimi seçin, Dosya → Dışa Aktar ile .ics dosyasını kaydedin. iPhone'daysanız dosyayı AirDrop veya iCloud Drive ile aktarın. Ajandam > Ayarlar > İçe Aktarma > "Apple Takvim" seçin ve dosyayı yükleyin.
Outlook'u açın (web veya masaüstü), Takvim > Ayarlar > Paylaşılan Takvimler > Takvim Yayımla bölümünden .ics dosyasını indirin. Ajandam > Ayarlar > İçe Aktarma > "Outlook" seçin ve dosyayı yükleyin.
Müşteri listesi (ad, telefon, e-posta, adres), rezervasyon listesi (tarih, müşteri, hizmet, fiyat) veya hizmet listesi (hizmet adı, fiyat, süre) verilerinizi Excel (.xlsx) veya CSV formatında hazırlayın. Ajandam > Ayarlar > İçe Aktarma > "Excel / CSV" seçin ve dosyayı yükleyin. Sistem sütunları otomatik eşleştirir.
Bölüm 19
"Ayarlar" > "e-Fatura Entegrasyonu" bölümünden entegratörünüzü seçin: KolayBi veya Paraşüt. Hesabınızın API bilgilerini girin. Ajandam, entegratör abone ücretini Plus ve Pro planlarda karşılar.
Rezervasyon detayında veya fatura listesinde "e-Fatura Oluştur" butonuna tıklayın. Müşteri bilgileri ve hizmet detayları otomatik doldurulur. GİB onaylı e-fatura veya e-arşiv fatura anında oluşturulur ve müşteriye gönderilir.
"e-Faturalar" menüsünden giden, gelen ve taslak faturaları listeleyin. Fatura durumunu (gönderildi, onaylandı, reddedildi) takip edin. Faturayı PDF olarak indirebilir veya müşteriye tekrar gönderebilirsiniz.
Sorularınız için bize doğrudan ulaşabilirsiniz. Plus ve Pro kullanıcılar öncelikli teknik destek alır.